如果面對(duì)數(shù)百上千的文檔要整理，有沒(méi)有一種無(wú)力感，別擔(dān)心。系統(tǒng)之家告訴你如何借助PrintFolder和excel兩款軟件，制作一個(gè)包含打開(kāi)鏈接的文檔目錄，來(lái)大大提高文檔使用和管理的效率的辦法。

　　現(xiàn)在的電腦硬盤(pán)容量越來(lái)越大，下載使用過(guò)的各類(lèi)文檔也越來(lái)越多，久而久之，難免會(huì)出現(xiàn)某些重要文檔很難找到的情況。面對(duì)成千上萬(wàn)的個(gè)人文檔，即使記憶力再好的人，也不是每一次都能很快找到自己急需的文檔資料。通過(guò)Windows操作系統(tǒng)自帶的文件搜索功能，雖然能夠根據(jù)文件名稱(chēng)、類(lèi)型大小、包含文字等信息進(jìn)行相關(guān)的文檔搜索，但搜索結(jié)果不便于保存，即使下次要查找同樣的文檔，仍然要重新進(jìn)行搜索，實(shí)在有點(diǎn)浪費(fèi)時(shí)間。其實(shí)，借助PrintFolder和Excel兩款軟件，只要經(jīng)過(guò)幾步簡(jiǎn)單的操作，就能夠快速地為某個(gè)硬盤(pán)分區(qū)或文件夾，制作一個(gè)包含打開(kāi)鏈接的文檔目錄，不僅方便我們了解各類(lèi)文檔的整體分布情況，而且也能夠節(jié)省一些文檔查找的時(shí)間，提高文檔使用和管理的效率。

　　一、獲取目標(biāo)分區(qū)下的文檔信息

　　能夠提取指定分區(qū)或文件夾下所有文件的名稱(chēng)、類(lèi)型、大小等信息的軟件很多，這里選擇的是PrintFolder Pro漢化版(下載地址：http://www.onlinedown.net/soft/3577.htm)，安裝運(yùn)行該軟件，首先打開(kāi)左上方的“選項(xiàng)”標(biāo)簽，單擊“編輯”按鈕，打開(kāi)“高級(jí)”對(duì)話框，在“包括文件信息”標(biāo)簽下選擇要提取的文件屬性，如文件全名(即文件主名+擴(kuò)展名，%NAME)、文件主名(%FNAM)、文件類(lèi)型(即文件擴(kuò)展名，%FEXT)、文件路徑(%PATH)、文件大小(%SIZE)等，在“包括文件時(shí)間戳”標(biāo)簽下中添加文件創(chuàng)建日期(%DATE)。為了方便后面創(chuàng)建訪問(wèn)文件的超鏈接，還需要將文件路徑和文件名.擴(kuò)展名組合成一個(gè)新的數(shù)據(jù)項(xiàng)%PATH%NAME添加到范例中，注意中間用“|”來(lái)分隔，以便于在Excel中進(jìn)行文本分列，也可以在“范例”文本框中直接輸入字符串%FNAM|%FEXT|%SIZE|%DATE|%PATH%NAME(圖1)。

　　單擊“排除”按鈕，打開(kāi)“排除”對(duì)話框，可以設(shè)置要排除搜索的文件類(lèi)型或文件(夾)名稱(chēng);單擊“更多選項(xiàng)”按鈕，還可以對(duì)文件夾、文件和列表進(jìn)行相關(guān)的輸出設(shè)置，這里勾選“忽略空文件夾”、“全路徑”和“以KB為大小單位”等選項(xiàng)，即要在搜索結(jié)果中忽略空文件夾，全路徑顯示所有文件的存儲(chǔ)位置，以KB為單位顯示文件的大小。

　　回到“導(dǎo)航器”標(biāo)簽下，選擇要建立文檔鏈接表的分區(qū)或文件夾，這里選擇E盤(pán);在搜索文件類(lèi)型中輸入*.doc;*.xls;*.ppt，查找三種常用的Office文檔類(lèi)型，注意不同的文檔類(lèi)型之間用半角狀態(tài)下的分號(hào)來(lái)分隔;勾選左下方的“遞歸子文件夾”和“所有級(jí)數(shù)的子文件夾”兩項(xiàng)，單擊“確定”按鈕之后，系統(tǒng)很快就會(huì)幫助我們搜索到該分區(qū)中所有相關(guān)文檔的指定屬性值，并自動(dòng)以“|”符號(hào)分隔(圖2)。

　　二、在Excel中創(chuàng)建文檔鏈接表

　　在PrintFolder軟件右側(cè)的搜索結(jié)果框中，右擊打開(kāi)快捷菜單，依次執(zhí)行“全選”和“復(fù)制”命令，復(fù)制上述搜索結(jié)果;然后打開(kāi)Excel2007，將其全部粘貼到一個(gè)新工作表當(dāng)中，然后選定該列數(shù)據(jù)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-分列”命令，通過(guò)“文本分列向?qū)?rdquo;，選擇文本分隔符號(hào)為“|”，將各個(gè)文檔屬性值分列顯示(圖3)。

　　根據(jù)表格內(nèi)容，設(shè)置好對(duì)應(yīng)的Excel表頭。如果想讓文檔目錄檢索更為方便一些，可以選定整個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域，將文檔按指定屬性值進(jìn)行排序，這里以文件類(lèi)型為主要關(guān)鍵字，以創(chuàng)建日期為次要關(guān)鍵字進(jìn)行排序。在F列中插入HYPERLINK函數(shù)，該函數(shù)的作用是“創(chuàng)建一個(gè)快捷方式或鏈接，以便打開(kāi)一個(gè)存儲(chǔ)在本地硬盤(pán)、局域網(wǎng)服務(wù)器或Internet上的文檔”，Link_location參數(shù)表示文件路徑，這里對(duì)應(yīng)G列中的內(nèi)容，F(xiàn)riendly_name參數(shù)表示超鏈接的名稱(chēng)，這里設(shè)置為“打開(kāi)”，將該函數(shù)復(fù)制應(yīng)用到整列單元格，即可完成文檔鏈接的創(chuàng)建操作(圖4)。

　　在Excel中經(jīng)過(guò)上述的簡(jiǎn)單操作之后，我們很快就能獲取指定分區(qū)的文檔目錄，所有文檔名稱(chēng)都按指定的關(guān)鍵字有序排列，查找起來(lái)比較方便;每一個(gè)文檔名稱(chēng)后面都包含訪問(wèn)鏈接，打開(kāi)也很迅速。

　　三、通過(guò)批處理命令快速刪除無(wú)用文件

　　在使用文檔鏈接表查看使用各種文檔的過(guò)程中，難免會(huì)發(fā)現(xiàn)一些重復(fù)出現(xiàn)或者早已無(wú)用的文檔，逐個(gè)打開(kāi)各個(gè)文件夾，當(dāng)然可以進(jìn)行刪除操作，但是手工操作的效率實(shí)在不敢恭維。其實(shí)，我們也可以借助上述文檔目錄，先在文件路徑前面添加一個(gè)輔助列，將需要批量刪除的文檔設(shè)置一個(gè)相同的符號(hào)，例如*;然后再以“輔助列”為主關(guān)鍵字進(jìn)行排序，就可以立即篩選出分布在不同文件中的需要?jiǎng)h除的文檔(圖5)。

　　打開(kāi)一個(gè)臨時(shí)工作表，首先，在A1單元格中輸入批處理命令的開(kāi)啟符號(hào)@echo off，在A2單元格中輸入強(qiáng)制刪除命令del /f /s /q，并復(fù)制到A列的其他單元格中，其中/f參數(shù)表示強(qiáng)制刪除只讀文件;/s參數(shù)表示從所有子文件夾中刪除指定文件;/q參數(shù)表示安靜模式，即刪除時(shí)不需要進(jìn)行確認(rèn)操作。接下來(lái)，將需要?jiǎng)h除的文件路徑信息復(fù)制粘貼到B2單元格開(kāi)始的B列單元格中。最后，復(fù)制該工作表中的所有內(nèi)容，并將其粘貼到一個(gè)記事本文檔中，執(zhí)行“文件→另存為”命令，將文本內(nèi)容轉(zhuǎn)存為擴(kuò)展名為bat的Windows批處理文件(圖6)。雙擊該文件，就可以飛快地批量刪除所有的無(wú)用文件。如果想將分布于不同文件夾中的重要文檔復(fù)制到同一個(gè)文件夾中進(jìn)行備份，只需要將刪除命令del修改為復(fù)制命令copy，參數(shù)調(diào)整為/y，在C列中設(shè)置備份文件夾，參照上述批處理文件的生成方法，同樣可以實(shí)現(xiàn)文檔的快速批量備份操作。