在使用wps表格的過程中，經(jīng)常需要錄入大量的數(shù)據(jù)。如果每個(gè)數(shù)據(jù)都通過鍵盤來(lái)輸入，不僅浪費(fèi)時(shí)間還浪費(fèi)精力。利用WPS表格的數(shù)據(jù)有效性功能，可以快速、準(zhǔn)確地輸入數(shù)據(jù)。例如教師希望按學(xué)生的考試成績(jī)劃分為四個(gè)等級(jí)：優(yōu)秀、良好、合格、不合格，輸入過程中會(huì)重復(fù)的輸入這幾個(gè)等級(jí)，如果把幾個(gè)等級(jí)名稱集合到一個(gè)下拉菜單中進(jìn)行選擇，那會(huì)大大簡(jiǎn)化操作，并節(jié)約時(shí)間。

　　在WPS 表格中新增加了“數(shù)據(jù)有效性”功能，通過以下兩種方法都可以實(shí)現(xiàn)這一需求：

　　方法一：通過手動(dòng)輸入數(shù)據(jù)源的方式制做下拉菜單;

　　方法二：通過引用數(shù)據(jù)區(qū)域的方式制做下拉菜單。

　　直接輸入法

　　步驟1：選擇“等級(jí)”列中的所有單元格，選擇“數(shù)據(jù)|有效性”菜單項(xiàng)，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，在“設(shè)置”選項(xiàng)卡下，按“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在列表中選擇“序列”選項(xiàng)，如圖 1所示：

　　圖1 數(shù)據(jù)有效性區(qū)域的選擇

　　步驟2：在“來(lái)源”方框中輸入序列的各等級(jí)名稱(如：優(yōu)秀,良好,合格,不合格等)，各等級(jí)之間以半角逗號(hào)進(jìn)行分隔，選上“忽略空值”和“提供下拉菜單”兩個(gè)復(fù)選框，如圖 2所示。

　　圖2 有效性數(shù)據(jù)的輸入

　　步驟3：，最后單擊“確定”按鈕，回到工作表中，點(diǎn)擊“等級(jí)”列的任何一個(gè)單元格，都會(huì)在右邊顯示一個(gè)下拉箭頭，點(diǎn)擊它就會(huì)出現(xiàn)下拉列菜單，如圖3所示。

　　圖3 下拉菜單的選擇

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　　選擇其中的一個(gè)選項(xiàng)，相應(yīng)的等級(jí)名稱就輸入到單元格中了，顯得非常方便，而且輸入準(zhǔn)確不易出錯(cuò)。當(dāng)鼠標(biāo)單擊其它任一單元格時(shí)，這個(gè)單元格的下拉箭頭就消失，不影響操作界面。

　　區(qū)域引用法

　　步驟1：首先在$D$1：$D$4區(qū)域中分別輸入優(yōu)秀,良好,合格,不合格.如圖 4所示：

　　圖4 下拉菜單數(shù)據(jù)的輸入

　　步驟2：選擇“等級(jí)”列中的所有單元格，選擇“數(shù)據(jù)|有效性”菜單項(xiàng)，在對(duì)話框的“設(shè)置”選項(xiàng)卡下，在“允許”列表中選擇“序列”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“來(lái)源”編輯欄，使用鼠標(biāo)選中序列區(qū)域D1：D4，回到“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。如圖 5所示。

　　圖5 下拉菜單數(shù)據(jù)源的選擇

　　步驟3：點(diǎn)擊“確定”按鈕保存設(shè)置。最終的下拉菜單效果如圖6所示。

　　圖6 下拉菜單數(shù)據(jù)的選擇

　　小結(jié)：

　　1、WPS表格新增的“數(shù)據(jù)|有效性”為用戶提供了制作“下拉菜單”的功能，用戶可以通過“直接輸入法”和“區(qū)域引用法”來(lái)進(jìn)行制作。

　　2、在“備選項(xiàng)”內(nèi)容比較少的時(shí)候，通常使用“直接輸入法”來(lái)創(chuàng)建下拉菜單。通過該方法制作的下拉菜單，當(dāng)單元格被復(fù)制到其他工作表中，仍然有效。

　　3、在“備選項(xiàng)”內(nèi)容較多，或者內(nèi)容經(jīng)常變動(dòng)的情況下，通常使用“區(qū)域引用法”來(lái)創(chuàng)建下拉菜單。通過該方法制作的下拉菜單，當(dāng)單元格復(fù)制到其他工作表時(shí)，必須使用“定義名稱”的方法來(lái)重新設(shè)置。

　　另外，如果用戶使用“函數(shù)公式定義的名稱”來(lái)制作下拉菜單，公式結(jié)果必須是單元格引用，否則無(wú)法正常使用。

　　適用范圍:

　　適用于WPS Office 2005(751)以上版本。